Un coworking no se gestiona solo. Aparte de la gestión particular que haga cada usuario sobre su trabajo, los responsables del centro necesitan herramientas para que todo funcione como es debido y los usuarios no tengan problemas. Estos espacios ofrecen a sus usuarios mucho más que una oficina compartida. Los coworking se diseñan con la finalidad de crear un sentimiento de comunidad entre los miembros que acuden a ellos, proporcionando a los usuarios un entorno de trabajo flexible y colaborativo en el que se dispone de comodidades como equipos de oficina, zonas comunes y salas de reuniones.
Gestionar estos espacios puede convertirse en todo un reto a consecuencia de la dinámica en la que se basan sus usuarios, contexto en el que entra en juego el software de gestión de coworking y se vuelve indispensable, haciendo que las operaciones más complejas se vuelvan eficientes y se automaticen.
La gestión de un coworking puede parecer sencilla, sobre todo en sus inicios. Utilizar hojas de cálculo y correos electrónicos puede parecer suficiente hasta que las reservas aumentan, se acumulan, surgen duplicidades en las reservas de salas o faltan escritorios disponibles, llevando a los miembros frustrados y al equipo a dedicar horas a gestionar la disponibilidad. Esta fragmentación desemboca en errores y pérdida de tiempo, por lo que el software adecuado es la solución. Una plataforma adecuada ayuda a gestionar la reserva de los escritorios, las salas de reuniones y los recursos, automatizar la facturación y los pagos, controlar el uso del espacio y la ocupación, encargarse de la incorporación y el seguimiento de los miembros e integrar las herramientas necesarias y los sistemas de control de acceso.
Los operadores de los centros de trabajo gestionan numerosos aspectos como los miembros del centro, los escritorios, las salas de reuniones, los pagos, el seguimiento de la ocupación, etc. Por lo que disponer de un buen software reúne todo en una misma plataforma y permite realizar una administración completa desde un mismo panel.
Funcionalidades esenciales del software
Para conocer mejor lo que necesita un centro de coworking a la hora de hacer una gestión eficiente, hemos entrado en 080 Cowork, un espacio de coworking en el centro de Barcelona pensado para aquellos que necesitan concentrarse, con baja densidad, despachos exteriores con luz natural y un trato cercano que se gestiona a través de una plataforma de lo más completa en la que se incluyen funcionalidades como las que vamos a describir a continuación.
La reserva de escritorios y salas es fundamental para que los miembros del centro puedan hacer la reserva del escritorio, de la sala de reuniones, de oficinas privadas o de recursos compartidos de forma directa. La mayoría de las plataformas ofrecen un portal de reserva de autoservicio o aplicaciones móviles. Las opciones de reserva flexible son indispensables, tienen reglas personalizadas y disponen de varios métodos de programación.
Gestionar a los miembros es otra de las funcionalidades de los software diseñados para los coworking. Los operadores necesitan herramientas con las que poder gestionar los perfiles de los miembros, los contratos, la incorporación, la facturación y las facturas. Especialmente relevante en los coworking que se basan en suscripciones.
Los pagos y la facturación automatizada que permiten los software evitan la pérdida de ingresos. Un buen sistema admite los pagos recurrentes de los miembros, las reservas de las salas de reuniones y el registro de los eventos. Simplificar la contabilidad y los pagos es fundamental y permite hacer la emisión de las facturas de forma automática y procesar los pagos de forma segura.
Otra funcionalidad que ofrecen los software de gestión de coworking es la generación de informes y análisis. Comprender el uso del espacio permite optimizar la distribución y la fijación de los precios. Es importante contar con una herramienta de gestión que permita analizar las tendencias de ocupación, las salas más reservadas y los patrones de uso, ofreciendo estos datos en tiempo real.
Puesto que estos centros de trabajo dependen de varias herramientas, el software de gestión debe permitir la integración con herramientas como Slack, Google Workspace o Microsoft, sistemas de control de accesos y herramientas de gestión de visitantes.
Tanto los dueños como los gerentes de estos centros de trabajo se enfrentan a diversos desafíos de forma diaria, por lo que un software de gestión eficiente permite optimizar las rutinas que siguen a continuación:
- Saber lo que está disponible en todo momento. El software proporciona la visibilidad necesaria en tiempo real sobre los asientos y salas que se encuentran disponibles en cada momento.
- Mantener la información de los clientes organizada en un directorio centralizado de miembros es parte fundamental para disponer de todos los datos en un mismo lugar.
- Facturar regularmente a los clientes y gestionar los pagos. La facturación automatizada y las opciones de pago en línea hacen que este proceso resulte más simple.
- Rastrear si los miembros han pagado sus servicios. El mismo software permite registrar y monitorear el estado de los pagos.
- Rastrear las reservas y el uso de las horas. Los informes detallados permiten saber cómo utilizan los miembros el espacio y sus créditos.
- Habilitar el acceso de los miembros al espacio. La integración con los sistemas de control de acceso garantiza el acceso solo a las personas autorizadas.
Con estos sistemas de gestión, la recepción de los pagos, como parte fundamental de la gestión de un coworking, se puede llevar a cabo de varias formas, desde la más tradicional, como la transferencia bancaria, hasta los pagos en la aplicación, la forma más simple.
La elección del software
Llegado el momento de elegir, la tarea puede ser abrumadora y tediosa, por lo que resulta indispensable centrarse en aspectos como la facilidad de uso, las funciones principales, los costes, las integraciones y el soporte. El software elegido va a ser utilizado a diario por el equipo de trabajo y los miembros del coworking, por lo que hay que elegir el que más se adapte.
Dentro de los criterios de evaluación a realizar encontramos:
- Las funciones. Tiene que cubrir lo básico: la reserva de escritorios, la programación de las salas de reuniones, la gestión de los miembros, los pagos, los informes y la gestión de visitantes. Cuanto más se pueda gestionar desde un mismo lugar, más fácil es mantener todo en su sitio.
- Experiencia de usuario. Tiene que ser sencillo tanto para los operadores como para los miembros; una plataforma difícil de manejar puede conducir a errores de reserva, miembros frustrados y más solicitudes de soporte.
- Es indispensable mirar más allá del precio inicial, ya que algunas plataformas cobran por ubicación, por escritorio o por miembro. Es fundamental conocer el coste total en función del espacio.
- Un buen software de gestión tiene que funcionar bien con las herramientas existentes, como los sistemas de calendarios, los controles de acceso, las herramientas de contabilidad y los CRMs, ya que ahorran tiempo y reducen el trabajo manual.
- Atención al cliente. Es esencial, ya que los espacios de coworking requieren un soporte ágil y fiable para la resolución de problemas con mayor rapidez.
Como ya sabemos, un coworking no solo implica compartir un espacio físico, sino que requiere de ciertas prácticas para que el espacio esté organizado y sea efectivo, entre las cuales se encuentran:
- Simplificar y facilitar el acceso a las salas de reuniones entre los miembros.
- Escoger un mobiliario cómodo y confortable.
- Priorizar lo que es indispensable para los usuarios y adaptar los espacios a sus requerimientos.
- Proporcionar el equilibrio entre la profesionalidad y la interacción social entre el personal del centro y los coworkers.
- Estar en contacto con los miembros y atender sus necesidades, detectar y potenciar las sinergias.
- Analizar los proyectos y mejorarlos.
- Diseñar los procesos internos desde el principio utilizando herramientas tecnológicas y llevando a cabo la gestión adecuada.
Lo que nos devuelve a las herramientas indispensables para poder realizar la gestión más eficiente del espacio de trabajo. Un buen sistema de gestión de clientes (CRM) con el que recopilar y organizar la información comercial de interacción entre los coworkers y, lógicamente, entre estos y sus clientes, resulta tan básico como indispensable si se quiere administrar con eficiencia el espacio y minimizar los costes de la gestión. Además, los CRM se pueden integrar con diferentes herramientas, sean internas o externas, como el software de facturación o un contact center.
No puede faltar el software de contabilidad, como en cualquier empresa. Aunque contar con una gestoría profesional es la mejor opción, estos sistemas permiten manejar de forma adecuada la contabilidad interna y llevar una correcta administración de los recursos y los trabajadores.
Para concluir, no puede faltar la gestión de archivos o el almacenamiento necesario de los datos. Existen diversas opciones a la hora de proteger y almacenar la información relativa a la empresa, por lo que se puede optar por opciones de pago o almacenamiento sincronizado para proteger toda la información concerniente al coworking, incluyendo la de los miembros que acuden a él a trabajar.
En definitiva, lo que nos queda claro es que, para llevar a cabo una gestión adecuada de un coworking, lo mejor es disponer de un buen software para llevar a cabo todas las tareas administrativas.
