Es un hecho irrefutable: la digitalización se ha colado en el día a día de las empresas casi sin hacer ruido. Al principio parecía algo lejano, reservado a grandes compañías o a sectores muy concretos, pero con el paso del tiempo se ha ido convirtiendo en una realidad cotidiana para negocios de todos los tamaños y sectores. De hecho, hoy, hablar de digitalizar una empresa es hablar de organizar mejor el trabajo, ganar agilidad y responder con más soltura a lo que pide el mercado.
Aun así, la mayoría de las veces se asocia a la digitalización con grandes inversiones o cambios radicales, cuando en realidad su ejecución suele empezar por decisiones pequeñas y bastante sensatas. Pasar de papeles a archivos digitales, mejorar la comunicación interna o convertir en automáticas las tareas repetitivas son pasos relativamente sencillos que influyen directamente en cómo funciona una empresa y en cómo la perciben clientes y colaboradores.
Entonces la adaptación es lo que prima aquí: adaptarse a una forma de trabajar que encaja mejor con los tiempos actuales. Y cuando esa adaptación se hace con cabeza, se convierte en un elemento que aporta una gran ventaja competitiva frente a otros negocios que siguen atascados en procesos lentos y rígidos.
Digitalizar no es complicarse, es ordenar.
Uno de los grandes mitos alrededor de la digitalización es pensar que todo se vuelve más complicado, lleno de tecnicismos, tecnología y demás. Piensan que es más fácil escribir en un papel y guardar los documentos en un archivador que “liarse a aprender” a usar un ordenador, pero en la práctica, ocurre justo lo contrario. Muchas herramientas digitales nacen para simplificar tareas que antes ocupaban horas y generaban errores constantes.
Sin ir más lejos, la digitalización pretende disminuir esos riesgos que corremos al recurrir simplemente al escrito en un papel como por ejemplo archivos que se pierden, facturas duplicadas, agendas desordenadas o información repartida en mil carpetas; estos son problemas habituales en empresas poco digitalizadas.
Al centralizar la información en entornos digitales, todo resulta más accesible y fácil de gestionar: cada documento tiene su sitio y cualquier persona autorizada puede consultarlo sin depender de terceros. Este orden interno ocasiona menos estrés, menos tiempo perdido y más claridad a la hora de trabajar.
Así que lejos de ver la digitalización como una complicación, debemos verla como una ayuda necesaria para adaptarnos a los ritmos de trabajo y exigencias actuales.
Ahorro de tiempo en tareas del día a día.
El tiempo es uno de los recursos más valiosos dentro de una empresa, y también uno de los que más se desperdician cuando los procesos no están bien organizados; en este sentido, la digitalización ayuda a reducir ese desgaste silencioso que provocan tareas repetitivas y poco productivas.
Enviar presupuestos, gestionar cobros, organizar turnos o hacer seguimientos ya no requiere cadenas interminables de correos ni llamadas constantes. Con las herramientas adecuadas, muchas de estas gestiones se resuelven en pocos clics, dejando más espacio para tareas que aportan verdadero valor.
Una comunicación más clara y fluida.
La comunicación interna suele ser uno de los puntos débiles de muchas empresas: mensajes que no llegan, instrucciones confusas o información que se transmite a medias generan errores y malentendidos que acaban pasando factura.
Para arreglar estos problemas, las herramientas digitales trabajan centralizando la comunicación y dejando constancia de acuerdos, tareas y decisiones, haciendo que el proceso sea claro y no dejando pie a interpretaciones distintas de un mismo mensaje. Cada persona sabe qué tiene que hacer, cuándo y con qué recursos.
Además, facilita el trabajo en equipo, incluso cuando no se comparte el mismo espacio físico, algo cada vez más habitual.
Mejora en la atención al cliente.
El cliente actual valora la rapidez, la claridad y la facilidad en los procesos, y hoy en día cuesta muchísimo compaginar estas exigencias con un sistema no digitalizado:
La digitalización ayuda a ofrecer respuestas más ágiles y una atención mejor organizada, algo que influye directamente en la percepción del negocio.
Además, contar con bases de datos actualizadas, historiales de clientes o sistemas de seguimiento nos ayuda ofrecer un trato más personalizado y coherente. En resumen: ¡Todo suma!
Adaptación a los cambios del mercado.
El entorno empresarial cambia con rapidez: constantemente surgen nuevas necesidades, nuevas formas de consumo y nuevas expectativas que obligan a las empresas a adaptarse casi a diario. La digitalización facilita esa adaptación, ya que ofrece mayor capacidad de reacción.
Analizar datos, ajustar estrategias o probar nuevos enfoques resulta mucho más sencillo cuando la información está digitalizada y accesible. De hecho, seguir estas estrategias nos ayuda a tomar decisiones basadas en hechos sólidos y no solo en intuiciones.
Está claro: las empresas que trabajan así suelen anticiparse mejor a los cambios y ajustarse con menos sobresaltos.
Acceso a la información desde cualquier lugar.
Sin duda, una de las grandes ventajas de digitalizar es poder acceder a la información sin depender de un lugar físico concreto. Everygit nos recuerda que gracias a ello, los documentos, agendas y cualquier dato requerido estarán disponibles allí donde lo necesitemos, siempre que contemos con los permisos adecuados.
De esta forma la flexibilidad aumenta y mucho, tanto para la empresa como para las personas que trabajan en ella: las reuniones, gestiones urgentes o consultas rápidas se resuelven con mayor facilidad, aunque ocurran fuera del horario habitual o en situaciones imprevistas.
Reducción de errores humanos.
Los procesos manuales suelen arrastrar errores que se repiten una y otra vez: datos mal copiados, fechas equivocadas o cálculos incorrectos. Al digitalizar tareas, estos fallos se reducen de forma notable.
Los sistemas digitales trabajan con reglas claras y automáticas, generando mayor confianza, lo cual resulta especialmente importante en áreas como facturación, gestión de clientes o control de inventarios.
Menos errores se traducen en menos problemas y en una imagen más profesional.
Una imagen de empresa más actual.
La forma en la que trabaja una empresa también habla mucho de sí misma:
Un negocio que utiliza herramientas digitales transmite organización, modernidad y adaptación al presente; de igual manera usar una web clara, brindar procesos de navegación ágiles y gozar de una comunicación fluida refuerzan la confianza y mejoran la percepción general del negocio.
Cabe destacar que en la mayoría de casos esta imagen actual abre puertas a nuevas oportunidades, ¡Así que no debemos infravalorarlo!
Entendiendo la digitalización desde cerca.
Como hemos explicado, digitalizar en una empresa significa transformar tareas y procesos para que sean más ágiles y efectivos mediante herramientas tecnológicas. Los cambios se pueden introducir de forma progresiva, incorporando soluciones digitales que faciliten las labores diarias, como organizar documentos, llevar la facturación o mejorar la comunicación entre equipos.
El método de digitalización suele hacerse a través de un escáner o a través de fotografías de documentos y demás. Sin embargo, existen otros métodos que también funcionan, como redactar en Word o en un bloc de notas, o planificar en una hoja de cálculo de Excel; mientras pasemos la información del papel al ordenador, estaremos digitalizando.
¿Qué proceso de planificación o ejecución sigue la digitalización?
El primer paso consiste en identificar aquellas actividades que consumen mucho tiempo o suelen generar dificultades (por ejemplo, cuando encontrar un documento nos resulta complicado, el hecho de pasarlo a formato digital nos puede ayudar a ahorrar tiempo y evitar contratiempos).
Después se eligen las herramientas que mejor encajan con la empresa: software para gestionar archivos, plataformas que coordinen tareas o aplicaciones que automaticen acciones repetitivas.
Una vez que la información se digitaliza, conviene organizarla de manera que todos puedan acceder fácilmente a ella. También es fundamental que el equipo aprenda a usar las herramientas y siga rutinas claras, de manera que todo fluya sin complicaciones.
Errores a los que nos enfrentamos por no digitalizar.
Quedarse al margen de la digitalización genera varios problemas que afectan la eficiencia y la organización de la empresa.
Estas son algunas de las consecuencias más habituales:
- Pérdida de documentos importantes: archivos físicos extraviados o mal organizados generan retrasos y complicaciones administrativas.
- Errores frecuentes o archivos duplicados: la gestión manual aumenta las posibilidades de equivocaciones en datos, facturas o pedidos.
- Comunicación interna desordenada: los mensajes se pierden o no llegan a todas las personas necesarias, provocando confusión y retrasos.
- Difícil acceso a la información: cuando los datos están dispersos, resulta complicado consultar información actualizada para tomar decisiones.
- Dependencia del lugar físico: muchas tareas requieren estar en la oficina o esperar a que alguien entregue un documento, lo que limita la flexibilidad.
- Retraso frente a competidores: las empresas con procesos tradicionales tardan más en adaptarse a cambios del mercado y pueden perder clientes frente a negocios más rápidos.
- Posible pérdida de la información importante de la empresa frente a una catástrofe: si el local donde se encuentra la empresa (y por ende su documentación importante) sufre un incendio, terremoto o inundación, los documentos pueden perderse para siempre fácilmente.
Estos problemas nos muestran cómo la digitalización ayuda a que la empresa funcione con mayor seguridad y rapidez, facilitando tanto la gestión interna como la relación con clientes y colaboradores.
¿Merece la pena invertir en digitalización?
¡Sin duda!
Digitalizar e invertir en ello compensa y mucho, ya que transforma la forma de trabajar, agiliza procesos y ayuda a responder mejor a clientes y a los cambios del mercado, lo cual sin duda, es una ventaja competitiva para cualquier empresa de hoy en día.
